Schritte zu besseren Inhaltsverzeichnissen in OpenOffice.org

Wie andere Wordprozesse auch, macht der OpenOffice.org Writer das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen (ToCs) schnell und einfach. Leider funktioniert es auch mit unästhetischen Vorgaben und ermöglicht es Ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Ihren Arbeitsablauf erschweren, anstatt ihn zu verbessern.

Glücklicherweise ist Writer auch flexibel genug, um nützliche, ästhetische ToCs zu erstellen, wenn Sie ein paar grundlegende Schritte ausführen.

7 Schritte zu besseren Inhaltsverzeichnissen in OpenOffice.org

Bevor Sie jedoch über diese Schritte lesen, sollten Sie sich mit „OpenOffice.org Off-the-Wall: ToCs, Indizes und Bibliographien in OOo Writer“, das die Grundlagen der Erstellung eines ToCs behandelt. Die allgemeine Vorgehensweise für openoffice inhaltsverzeichnis seitenzahlen ist nicht schwierig: Zuerst erstellen Sie die Marker, die Sie im ToC über Insert -> Indizes und Tabellen -> Eintrag -> Index -> Inhaltsverzeichnis verwenden können, dann generieren Sie das ToC über Insert -> Indizes und Tabellen -> Indizes und Tabellen -> Indizes und Tabellen. Wenn Sie möchten, müssen Sie nur auf die Schaltfläche OK klicken, um die ToC zu generieren, aber Sie können sie in nahezu jeder erdenklichen Weise anpassen, so dass Sie vielleicht Ihren Verstand über die Details aktualisieren möchten, bevor Sie sich diese Schritte ansehen.

Aus Gliederung erstellen

Anstatt eigene Marker für den ToC hinzuzufügen, schreiben Sie das Dokument von Anfang an mit Hilfe von Überschriften-Stilen, um Abschnitte Ihrer Arbeit zu markieren, und wählen Sie dann Erstellen aus -> Umriss, während Sie den ToC generieren. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern helfen dem Leser auch, genau das zu finden, worauf Sie sich beziehen, wenn er einer Referenz im ToC folgt.
Ändern Sie die Gliederungsnummerierung, wenn Sie andere Stile verwenden möchten.

Normalerweise verwenden Writer ToCs die Überschriften 1 bis 10 Absatzstile. Wenn Sie einen Titel, Untertitel oder Kapitel-Stil automatisch in den ToC einfügen möchten, gehen Sie zu Tools -> Outline Numbering und ändern Sie den Absatzstil für die Überschriften der ersten und vielleicht der zweiten Ebene.

Beschränke dich auf 3 Ebenen von Überschriften

  • Alte technische Dokumente hatten oft ein halbes Dutzend Überschriftenebenen oder mehr. Viele Überschriftenebenen sind der Alptraum eines Dokumenten-Designers, denn es gibt nur so viele Möglichkeiten, Überschriften zu unterscheiden – vor allem Schriftart, Größe, Einrückung – und die Verwendung aller möglichen Verbindungen wirkt schnell überladen.
  • Noch wichtiger ist, dass es fast unmöglich ist, den Überblick zu behalten, wo man sich im Dokument befindet.
  • Drei ist eine ziemlich beliebige Anzahl von Überschriften, aber es reicht normalerweise aus, Ihr Dokument zu organisieren, ohne ästhetisch oder praktisch zu verwirren. Und das sind insgesamt drei, einschließlich aller Titel, Untertitel oder Kapiteltitel, die im ToC aufgeführt werden. Wenn Sie denken, dass ein Thema mehr Überschriften benötigt, fragen Sie sich, ob eine Reorganisation die Zahl niedrig halten kann – fast immer wird es das.

Schutz vor manuellen Änderungen

Auf der Registerkarte Index/Tabelle zur Generierung von ToCs finden Sie ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „Schutz vor manuellen Änderungen“. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen immer. Es wird Sie zwingen, Stile und andere automatisierte Funktionen von Writer zu durcharbeiten. Wenn Sie zunächst nicht die Gewohnheit haben, Stile regelmäßig zu verwenden, werden Sie vielleicht denken, dass dieser Arbeitsablauf eine Belästigung ist, aber Sie werden bald feststellen, dass er Ihnen hilft, Ihre Arbeitsgewohnheiten zu regeln. Wenn Sie manuelle Änderungen vornehmen, gehen diese bei jeder Aktualisierung der Felder in Ihren Dokumenten verloren und müssen erneut vorgenommen werden. Bearbeiten Sie stattdessen die Inhaltsstile (siehe unten).

Vermeiden Sie Punktanführer

Punktführer sind die Zeichen (in der Regel Punkte), die den ToC-Eintrag von der Seitennummer auf der rechten Seite des Randes trennen. Aus irgendeinem Grund sind Punktführer zum Standard in Textverarbeitungs-ToCs geworden, obwohl professionelle Typografen sie im Allgemeinen vermeiden. Wie Robert Bringhurst in The Elements of Typographic Style schreibt, „Punktführer (Punktlinien, die das Auge von einem Wort oder einer Zahl zum anderen führen) sind in Tabellen selten von Vorteil“. Sie sind sowohl hässlich als auch ineffizient.

Der Grund dafür, dass Punktanführer als notwendig angesehen werden, ist, dass die Seitenzahl immer auf einer rechts ausgerichteten Registerkarte liegt, die die Seitenzahl an den rechten Rand setzt. Meistens ist diese Position so weit vom ToC-Eintrag entfernt, dass man den Zusammenhang zwischen der Seitenzahl und dem Eintrag kaum erkennen kann, besonders in einem überfüllten ToC.

Der einfachste Weg, um die Notwendigkeit von Punktführern zu vermeiden, ist die Änderung der Tabulatoreinstellung. Gehen Sie auf die Registerkarte Buchungen und wählen Sie die erste Ebene der Überschrift. Suchen Sie den Tabulatorstopp-Baustein für den Eintrag und setzen Sie das Füllzeichen auf ein Leerzeichen (es ist schwer zu sehen, aber oben in der Combobox). Deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Rechts ausrichten und fügen Sie eine kleine Registerkarte hinzu – nicht mehr.